NAFTA a.s.
Společnost Nafta a.s. je 6. největším provozovatelem zásobníků plynu v Evropě. Kromě Slovenska působí také v České republice, Rakousku, Německu, na Ukrajině a ve Velké Británii. V těchto zemích je vlastníkem nebo poskytuje servisně-technické služby.
Cílem pilotního projektu bylo zvolit vhodnou oblast dokumentů, která by sloužila jako ukázková pro další implementaci systému M-Files ve společnosti Nafta a.s. Jako pilotní projekt byl zvolen proces řízení revizních zpráv, včetně vyjádření a doporučení od revizních techniků.
REALIZACE PILOTNÍHO PROJEKTU
Před implementací byly revizní zprávy uloženy pouze na serveru ve složkové struktuře. Informace k revizním zprávám byly evidovány v Excelu, kde však neexistoval odkaz na konkrétní soubor ani propojení na jiné systémy.
Tato databáze byla následně transformována do podoby vhodné pro import do DMS, včetně vytvoření vazby na konkrétní soubor a definování požadovaných metadat.
Po úspěšném importu byly vytvořeny pohledy – jak obecné pro všechny uživatele, tak personalizované.
Následným krokem bylo vytvoření šablon pro vyjádření a doporučení z revizních zpráv. Při vytváření takového dokumentu uživatel zadá pouze číslo revizní zprávy a všechna ostatní pole v dokumentu se automaticky vyplní z metadat v M-Files.
Po vytvoření dokumentu se spustí workflow, v rámci kterého probíhá schvalování mistrem a vedoucím daného střediska, ke kterému revizní zpráva náleží. Na konci schvalovacího procesu se formát dokumentu automaticky převede na PDF a uloží se finální verze přístupná všem uživatelům.
Jedním z metadat u revizních zpráv je informace o odstranění případných nedostatků, která je pomocí SQL načítána z údržbového softwaru INFOR EAM.
Výsledkem propojení M-Files a MMS INFOR EAM je také možnost přímého otevření revizní zprávy z MMS, jelikož každá revize je vždy prováděna na základě konkrétní zakázky (pracovního příkazu).
V M-Files je synchronizována nejen databáze zakázek (pracovních příkazů), ale také databáze objektů, a tak je možné ke každému dokumentu přiřadit konkrétní objekt a tento dokument otevřít přímo z MMS.
Výsledné řešení
BC. DÁVID FILÍPEK, NAFTA a.s.
BSC. MARIÁN BAŇAS, ING. MICHAL MIHÁLIK, CADVISION s.r.o.